退職するときの社内向け挨拶メールは朝一に送るべし!!その理由とは?!

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私KenUは、2022年10月31日に定年退職を迎えます。
ただし、年休を消化するため、9月22日(木)に最終の出勤を終えました。
そこで、実体験に基づいて、社内のお世話になった人に向けた退職の挨拶メールを送信する際のベストなタイミングを考察し、結論付けたので記事にします。

定時1時間前~退社は最悪

退職するときの社内向けに送る挨拶メールについては、「最終出勤日に送信するのが基本」というのは、全ての人の共通の認識だと思います。
では、当日のメール送信タイミング(時間帯)はいつがよいのでしょうか?

まずは、” 社内 退職挨拶メール 送るタイミング ” をキーワードにして、Google検索をしてみました。
そして、検索ランク1位~10位までのサイトの記事(2022.9.23現在)から、メールを送る時間帯に関する内容を抜き出すと、次の表のとおりです。

検索ランク社内向け退職挨拶メール送信のタイミング
1位退社の1時間前以降に送信するのがよいとされています
2位定時から1時間前~退社までの時間がベスト
3位※時間指定の記載なし
4位退社1時間前に送るのが一般的です
5位定時から1時間前~退社までの時間がベストでしょう
6位これまでの先輩方や今まで受け取った退職のあいさつメールを参考にするのが良いでしょう
7位※時間指定の記載なし
8位退社1~2時間前くらいを目安に送りましょう
9位今まで受け取った退職の挨拶メールのタイミングを参考にしたり、先輩に質問したりすると安心です
10位終業1時間前~定時までが理想的です


10記事のうち6記事が、定時(退社)1時間前くらいが良いと言っています。

しかし、ネット検索の上位記事を鵜呑みにして従ってしまったKenUは、大失敗したことに気付かされました。
最悪です。
次にその理由をお話しします。

出社した早いうちの送信を推奨

KenUは、定時50分前に、” 定年退職のご挨拶 ” メールをBCCで社内に一斉送信しました。
その数分後に予めセッティングされた、職場メンバー含む有志によるお別れ会に出席しました。
会も終わり、帰り支度をしていると、メールでKenUの退職を知った社員、準社員さんが次々にKenUのところに押し寄せてきたわけです。
お礼にくる人、昔話にくる人、名残惜しみにくる人、想いを寄せに来る人、製品の技術的な質問をしにくる人、など、様々。
中には、用事があって定時ですぐに帰らなければならなくて「KenUさんに、したかった挨拶もできなかった」という人、「もっとKenUさんとお話しする時間が欲しかった」という人、「在宅勤務していたから会ってお話しできなくて残念です」という人、「寂しい」といって泣きだす人も。

そんな訳で、定時間近にメールを送信したばかりに、人を残念な気持ちにさせてしまった、KenU自身も後ろ髪を引かれてしまった、退職の最終手続きが遅れ他の社員さんを待たせてしまった、KenU自身の帰宅が遅くなって退職祝いの準備をしていた家族を待たせてしまった、など、ネガティブな事態を招いてしまいました。

「あ~、朝一番に退職挨拶メールを送信しておけばよかったな」と非常に後悔しました。
そうすれば、もっとたくさんの人と、定時内に充分お話しができたはず。

さらに、こちらが早い時間にメール送信しておけば、受信者も余裕のある時間に返信が可能になるので、こちらは返信メールを読むことができます。
しかし、こちらが退社1時間前にメール送信した場合、もし受信者が定時前に返信をしたとしても、すでに備品のPCを会社に返却しているので、こちらは返信メールを読むことができません。

ということで、結論を述べます。

退職挨拶の社内メールは出社してすぐに送信するのがベスト!!

最後に・・・
これから定年退職する人がKenUと同じ過ちを犯さないように、この記事が検索ランク上位に掲載されることを祈ります。

定時少し前への反論

KenUの主張と異なり、「定時1時間前~退社が良い」と説明するサイトの理由のほとんどが、「始業~16時頃は重要な業務がある」「業務に支障が出る」「朝は重要なメールをチェックするので、退職挨拶メールどころではない」というものです。

しかし、仕事の出来る人は、” 重要なメール ” か ” 重要でないメール ” かを容易に判断し、スルーすることができるので、業務に支障がでることはありません。そして、お互いに恩義があれば、たとえ重要な業務があったとしても、ちょっとだけでも話しをする時間を作りたいと思うのが人情でしょう。

また、同日に何人もの人から何十通もの退職挨拶メールが届く訳ではないので、業務に支障がでるとは考えにくいです。たかが1通の退職挨拶メールで業務に支障がでるような人とは、いったいどんな人なのか教えて欲しいくらいです。
もし「こんな時間に退職挨拶メールなんかされて迷惑だ」と思う人がいたとしたら、その人とはそれだけの関係でしかなかったということですから、気にすることはないでしょう。

ちなみに、退職挨拶メールのタイミングに関する質問に対して、「大切なことは、朝一で報告するのが礼儀でしょう。」といった意見もあります。

補足(投稿日の翌日9/24に内容追加)

昨日の投稿時に検索ランク1位~10位までの記事の内容しか紹介しませんでしたが、11位~20位の記事の内容も追加することにします。

検索ランク社内向け退職挨拶メール送信のタイミング
11位先輩に確認したり、これまでにもらった退職メールを見たりして参考にしましょう
12位これまでに受け取った退職メールの送信日時を確認するのが確実です
13位職場で退職メールの前例がない場合は、「最終日の終業間際」に送るのがいいでしょう
14位定時の1時間くらい前から定時までに送るのがベストです
15位※社外のみ(社内の内容なし)
16位最終日の退社定時の1時間前〜退社直前がおすすめです
17位送信のタイミングなどで判断に迷う場合は先輩社員や上司に確認しておくと安心です
18位最終出社日の終業前です
19位業務に支障が出ないよう定時を過ぎてから退社するまでの時間が無難です
20位定時の1時間前~退社するまでを目標にすることをおすすめします

1位~20位を集計しなおすと、定時1時間前くらいが12記事、過去事例参考・先輩に相談が5記事という結果です。
” 出社してすぐ ” というのは、一つもありません。

ちなみに、9/24時点でのこの記事の検索ランクはGoogle29位、Bing2位です。

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